Din receptionist til mellemstore og større virksomheder
Giv dine kunder og relationer en bedre oplevelse – uden ventetid, uden en uendelig tastemenu, og uden at et opkald nogensinde bliver hængende hos en medarbejder, der ikke kan hjælpe videre.
Det koster at få jeres telefon og tast-selv-menu til at føles som en barriere
Det er ikke jeres virksomhed, der er et særtilfælde – det er en velkendt udfordring på tværs af større organisationer med mange afdelinger.
af kunder vil ikke vente mere end ét minut, før de lægger på igen.
Kilde: Forresteraf forbrugere mener, at tast-selv-menuer (IVR) giver en dårlig kundeoplevelse.
Kilde: Vonage, 2019forlader virksomheden helt efter en dårlig oplevelse med en automatiseret telefonmenu.
Kilde: Vonage, 2019bliver frustrerede, når de ikke hurtigt kan komme igennem til et menneske.
Kilde: Harris InteractiveKun 4% af utilfredse kunder klager direkte til virksomheden – resten forsvinder bare, uden et ord (Kilde: Harvard Business Review).
8 udfordringer, der opstår, når opkald skal fordeles på mange afdelinger
Jo flere afdelinger, jo større er risikoen for, at kunden ender det forkerte sted – eller slet ikke kommer igennem.
Reklamationer og returneringer skal besvares hurtigt
Især i e-commerce forventer kunden et hurtigt svar på en reklamation eller retur – ellers går sagen videre til en anmeldelse i stedet.
Vikaren kan ikke stille videre eller give flere oplysninger
”Jeg er vikar, så jeg kan desværre ikke hjælpe med det” er en sætning, kunden husker længe efter opkaldet.
Tast-selv-menuen bliver en forhindring i sig selv
”Tast 1 for salg, 2 for marketing, 3 for bogholderi …” – med 10 valgmuligheder er kunden ofte i tvivl, før vedkommende når til den rigtige.
Kunder og relationer sidder i lang ventetid
Selv den bedste medarbejder taber en del af opkaldet, hvis kunden allerede er frustreret, når samtalen starter.
Omstillingen holder lukket efter kl. 14
Mange større virksomheders reception er kun bemandet i en del af åbningstiden – uden for det tidsrum står kunden alene med et ubesvaret opkald.
Et forkert stillet opkald skal stilles om igen
Kunden gentager sin sag flere gange, før vedkommende når frem til den rette afdeling – og oplevelsen føles uprofessionel.
Internationale kunder møder en udelukkende dansk telefonlinje
En international profil kræver, at også telefonen kan tale kundens sprog – ikke kun hjemmesiden.
Ingen får samlet overblik over, hvad der egentlig bliver ringet om
Uden transskript og resumé af hvert opkald er det svært for ledelsen at se mønstre på tværs af afdelinger.
Sådan kan et opkald lyde i praksis
To eksempler på typiske opkald, når kunden ellers ville være endt hos en vikar eller i en tastemenu.
Kunden taler frit – i stedet for at gætte sig frem i en menu
Med op til 10 taste-valgmuligheder er en klassisk IVR sjældent en god første oplevelse. Din Receptionist lytter til, hvad kunden faktisk har brug for, og stiller om derefter.
”Tast 1 for …”
- 1 for salg
- 2 for marketing
- 3 for bogholderi
- 4 for HR
- 5 for service
- 6 for produktion
- 7 for indkøb
- 8 for logistik
- 9 for medarbejdere
- 10 for support
”Fortæl mig kort, hvad det drejer sig om”
Din Receptionist hjælper jer på tværs af afdelinger
- ✓ Tager altid telefonen – dag og nat, også efter kl. 14.
- ✓ Lytter til, hvad kunden har brug for, og stiller om til rette afdeling – uden en lang tastemenu.
- ✓ Har altid adgång til de oplysninger, en vikar ellers ikke må give videre.
- ✓ Tager imod reklamationer, returneringer og forespørgsler, så sagen ligger klar til teamet.
- ✓ Booker aftaler direkte i kalenderen, hvor det er relevant.
- ✓ Sender jer et resumé og fuldt transskript af hver samtale.
- ✓ I bevarer jeres nuværende telefonnummer og omstilling – det er let at til- og frakoble.
Løsningen tilpasses den type henvendelser, I faktisk får
Opkald til en e-commerce-virksomhed er ikke de samme som opkald til en bank. Din Receptionist sættes op efter jeres typiske henvendelser.
E-commerce
Hurtig behandling af reklamationer, returneringer og status på ordrer, så kunden ikke skal vente på svar.
Retail
Spørgsmål om lagerstatus, åbningstider og butikker besvares, mens særlige sager sendes videre til den rette medarbejder.
Bank og forsikring
Første filtrering af henvendelser, så følsomme og hastende sager hurtigt når frem til den rigtige rådgiver.
Service og drift
Akutte sager markeres tydeligt, så I kan prioritere, mens rutineopkald håndteres uden at optage en medarbejders tid.
Tal med jeres kunder på deres eget sprog
Har I kunder eller samarbejdspartnere uden for Danmark, sætter vi jeres receptionist op til at håndtere opkald på flere sprog – så internationale relationer får samme professionelle første oplevelse som danske kunder.
Det er nok ikke det, du tror
De fleste beslutningstagere i større virksomheder har en eller flere af disse tanker, første gang de hører om en AI-receptionist. Her er de korte svar.
Sådan kommer I i gang
Ingen teknisk opsætning fra jeres side, ingen lange kontrakter at læse igennem.
Ring eller book en session
Vi taler kort om jeres afdelinger, typiske henvendelser og hvor telefonen er mest presset i dag.
Vi sætter jeres opkaldsflow op på 48 timer
I behold jeres nuværende telefonnummer, som I selv viderestiller til, når I ønsker det.
I modtager besked efter hvert opkald
Resumé og transskript lander hos jer, så den rette medarbejder kan følge op med det samme.
Hvad koster det?
1,50 kr. pr. minut + 239 kr. i månedligt abonnement
Ingen binding – I betaler forud, ligesom et taletidskort, og køber bare mere op efter behov. Opstart er klar inden for 48 timer.
Ofte stillede spørgsmål
Kan den håndtere opkald til flere afdelinger?
Ja, den sættes op efter jeres organisation og stiller opkaldet om til den rette afdeling ud fra, hvad kunden faktisk beder om hjælp til.
Kan den erstatte vores nuværende tast-selv-menu (IVR)?
Ja. I stedet for at kunden skal taste sig igennem en liste af muligheder, fortæller kunden med egne ord, hvad henvendelsen handler om, og bliver stillet om derefter.
Kan den tage imod opkald på andre sprog end dansk?
Ja, vi sætter den op til at håndtere opkald på flere sprog, hvis I har en international kunde- eller partnerkreds.
Tager den imod opkald om aftenen, i weekenden og efter kl. 14?
Ja, altid – I bestemmer selv, hvornår den er aktiv, og hvornår I selv følger op.
Skal vi ændre vores nuværende telefonnummer eller omstilling?
Nej. I behold jeres nuværende telefonnummer og setup – det rører vi ikke ved.
Hvad koster det?
1,50 kr. pr. minut plus 239 kr. i månedligt abonnement. Ingen binding – I betaler forud, ligesom et taletidskort, og køber bare mere op efter behov. Opstart er klar inden for 48 timer.
Klar til at give jeres kunder en bedre første oplevelse?
Ring og hør, hvordan det lyder for en virksomhed med jeres størrelse, eller book en informativ session – helt uden binding.