Persondatapolitik for DinReceptionist.dk

1. Dataansvarlig

DinReceptionist.dk er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der indsamles i forbindelse med vores AI-telefonpasserservice og øvrige kontakt til os.

Din Receptionist · CVR 46668391 · Lyngbyvej 83A · 2100 København Ø

2. Hvilke personoplysninger indsamler vi

Vi indsamler forskellige typer personoplysninger afhængigt af, om du er kunde hos os, eller om du ringer til en af vores kunders telefonlinje, som betjenes af vores AI-telefonpasser.

2.1 Oplysninger om vores kunder (virksomheder)

• Virksomhedsoplysninger (navn, adresse, CVR-nummer)
• Kontaktpersonens navn, e-mail og telefonnummer
• Betalingsoplysninger (håndteres af vores betalingsudbyder, se afsnit 5)
• Login- og brugsoplysninger til kundeportalen

2.2 Oplysninger om personer der ringer til vores kunders telefonlinjer

Når en person ringer til en telefonlinje, der betjenes af vores AI-telefonpasser på vegne af en af vores kunder, kan følgende blive behandlet:

• Telefonnummer (opkalder-ID)
• Navn, hvis dette oplyses under opkaldet
• Indholdet af henvendelsen (fx årsag til opkald, ønsket om aftale, beskrivelse af en opgave)
• Optagelse og/eller transskription af samtalen, hvor dette er relevant for at kunne besvare og viderebringe henvendelsen korrekt

2.3 Oplysninger fra besøgende på vores hjemmeside

• Oplysninger afgivet via kontaktformularer (navn, e-mail, telefonnummer, besked)
• Tekniske oplysninger, se afsnit 10 om cookies

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• At levere og drifte vores AI-telefonpasserservice, herunder besvarelse af opkald, hastegradsvurdering og booking af aftaler
• At administrere kundeforhold, herunder abonnement, fakturering og support
• At videreformidle beskeder og opkaldsoplysninger til den relevante kunde (virksomheden der modtager opkaldet)
• At forbedre og udvikle vores service og AI-flows
• At overholde gældende lovgivning, herunder bogføringslovgivning
• At besvare henvendelser modtaget via hjemmesiden
• Markedsføring, i det omfang der er givet samtykke hertil, eller hvor det i øvrigt er lovligt

4. Retsgrundlag

Vores behandling af personoplysninger sker på følgende retsgrundlag:

For virksomheder, der anvender vores service, indgås en databehandleraftale, som regulerer vores behandling af personoplysninger på virksomhedens vegne som databehandler i relation til opkaldsdata.

5. Hvem deler vi oplysninger med

Vi anvender en række betroede databehandlere og underleverandører til at levere vores service. Disse behandler alene personoplysninger efter vores instruks og i overensstemmelse med indgåede databehandleraftaler.

Vi videregiver herudover ikke personoplysninger til tredjeparter, medmindre det er nødvendigt for at opfylde vores aftale med dig, eller vi er retligt forpligtet hertil.

6. Overførsel til tredjelande

Nogle af vores databehandlere kan være etableret uden for EU/EØS, herunder i USA. I disse tilfælde sikrer vi, at overførslen sker på et gyldigt overførselsgrundlag, typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC'er), eventuelt suppleret med yderligere sikkerhedsforanstaltninger.

7. Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til, medmindre lovgivningen kræver eller tillader en længere opbevaringsperiode.

• Kundeoplysninger opbevares, så længe kundeforholdet består, og herefter i overensstemmelse med bogføringslovens opbevaringskrav (som udgangspunkt 5 år)
• Optagelser og transskriptioner af opkald slettes senest 30 dage efter opkaldet, medmindre kunden har aftalt andet med os
• Oplysninger afgivet via kontaktformularer på hjemmesiden opbevares, så længe det er relevant for at besvare henvendelsen

8. Sikkerhed

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller sletning. Dette omfatter blandt andet adgangsbegrænsning, kryptering under transmission og løbende vurdering af vores sikkerhedsniveau.

9. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:

• Ret til indsigt – du kan bede om at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• Ret til berigtigelse – du kan bede os rette urigtige eller ufuldstændige oplysninger om dig
• Ret til sletning – du kan i visse tilfælde bede os slette dine personoplysninger
• Ret til begrænsning af behandling – du kan i visse tilfælde bede os begrænse behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til indsigelse – du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder mod anvendelse til markedsføring
• Ret til dataportabilitet – du kan i visse tilfælde bede om at få udleveret dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt format
• Ret til at trække samtykke tilbage – hvor behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække dette tilbage

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os, se afsnit 12. Du har derudover altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet:

Datatilsynet · Carl Jacobsens Vej 35 · 2500 Valby · www.datatilsynet.dk

10. Cookies

Vi anvender p.t. ikke cookies på vores hjemmeside. Hvis dette ændrer sig, vil vi opdatere denne politik og, hvor det kræves, indhente dit samtykke via et cookiebanner, inden cookies sættes.

11. Ændringer af denne politik

Vi kan løbende opdatere denne persondatapolitik, fx som følge af ændringer i vores service eller i lovgivningen. Den til enhver tid gældende version vil altid være tilgængelig på denne side, og datoen for seneste opdatering fremgår øverst på siden.

12. Kontakt

Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.